Lorsque l’on est convoqué en Justice, c’est soit par requête comme par exemple en matière de location ou les procédures en matière familiale, soit par citation et là, c’est un document qui vous est apporté par l’huissier de justice.
Une fois que l’huissier vous a apporté un exemplaire de la citation, il dépose l’original au greffe de la juridiction (article 718 du code judiciaire) où vous allez être convoqué et l'huissier paye ce qu’on appelle les droits de mise au rôle.
Le greffier qui est un acteur du système judiciaire très important ouvre lorsqu’il reçoit la citation un dossier de procédure et donne à votre affaire une référence qui ne se modifiera pas par la suite, même si le dossier va en degré d’appel. Cette référence, c’est le Numéro de Rôle général.
Sauf si, le dossier est laissé à l’abandon durant plusieurs années et qu’il nécessite une nouvelle inscription au rôle, dans ce cas, on a une nouvelle référence. Mais sinon, c’est toujours le même numéro de rôle qui identifiera votre dossier. On retrouve dans cette référence, l’année d’introduction du dossier, suivi du numéro d’ordre de l’affaire et enfin une lettre, très souvent la lettre A, style : 2019/428/A.
Le « rôle général » est un grand livre qui est paraphé en toutes ses pages, soit par le juge de paix, le président du tribunal ou le premier président de la Cour. (Art.713 CJ) Les affaires y sont inscrites par le greffier suivant l’ordre d’arrivée au greffe. Le but de ce formalisme est de pouvoir vérifier qu’il n’y a aucune manipulation et que les règles de procédures sont respectées.
Vous ne savez pas obtenir le numéro de rôle avant la première audience puisque l’article 716 du code judiciaire prévoit que « les causes sont inscrites au rôle général, au plus tard la veille du jour de l'audience pour laquelle la citation a été donnée ».
Avant la première audience, vous écrivez au greffe en faisant état de la date d’introduction du dossier comme référence. La date d’introduction, c’est la date de la première audience devant le tribunal.
Lors de la première audience, vous devez prendre note du numéro de rôle général parce que vous en aurez besoin pour toutes vos communications avec le tribunal (courrier, actes de procédure etc). Le rôle général est public et est affiché soit à l'entrée de l'audience sur de grandes feuilles blanches, ou sur la feuille de rôle mise à disposition sur le pupitre où l'on s'avance pour plaider.
Vous retrouverez ce numéro de rôle général dans toutes les communications que vous adressera le tribunal, notamment lorsqu’il va fixer votre dossier pour des délais pour conclure ou pour plaider.
Lorsqu’une partie demande des délais pour conclure, c’est-à-dire pour déposer son argumentation écrite, ou pour plaider son dossier, le dossier alors est attribué au rôle particulier d’une chambre précise du tribunal, style 3 eme chambre, 14 eme chambre, etc.
Et donc le greffier va tenir un registre similaire, mais pour cette chambre spécifique du tribunal. Le numéro de rôle général ne change pas pour autant.
Le numéro de rôle vous sert à communiquer avec le greffe, par écrit ou par téléphone, c’est cette référence-là que l’on va vous demander systématiquement.
A noter que le numéro de rôle général vous permet de déposer vos conclusions, votre dossier ou même depuis peu des courriers, par le site du ministère de la justice « E-DEPOSIT ». On examinera ce système de dépôt dans le cadre d’un autre article, puisque ce système requiert un lecteur de carte d’identité, votre carte d’identité avec code pin, et…le numéro de rôle général.
