I. Pour quelle procédure ?
Même si les règles pour la constitution d’un dossier de pièces que l’on va vous exposer sont applicables pour la plupart des procédures, notamment en matière administrative, en droit du travail, en droit pénal, en droit fiscal, etc., on va cependant se concentrer sur les procédures qui dépendent du code judiciaire, c’est-à-dire les procédures devant :
- la justice de paix ;
- le tribunal de première instance, en ce compris le tribunal de la famille ;
- les procédures devant le tribunal de l’entreprise ;
- le tribunal du travail.
- Cour d'appel section civile ou Cour du travail
En matière pénale ce seront les mêmes règles pratiques, mais ce n'est pas le code judiciaire qui s'applique au niveau procédural c'est le code d'instruction criminelle, le Code pénal et certaines lois particulières.
On va examiner la constitution du dossier de pièces, c’est-à-dire sa réalisation matérielle en format papier et/ou numérique, ensuite la problématique de sa communication et de son dépôt au tribunal et aux adversaires.
II. Les bases et les textes juridiques - Quelles dispositions du code judiciaire encadrent le dossier de pièces et son inventaire ?
1. La constitution du dossier de pièces.
On trouve les textes du code judiciaire pour « les pièces » aux articles 736 à 740 du code judiciaire (lien ici pour lecture) et aussi les articles 742 et 755 (lien ici). Le code judiciaire s’intéresse peu à la forme des pièces et beaucoup plus à leur communication.
L’article 755 du code judiciaire indique que « mémoires, notes, pièces et conclusions préalablement communiqués, enliassés et inventoriés »
L’article 737 du code judiciaire indique : « La communication a lieu par le dépôt des pièces au greffe, où les parties les consulteront sans déplacement. La communication des pièces inventoriées peut également être faite à l'amiable. Pour toute communication de pièces par dépôt au greffe, un inventaire est déposé au greffe ».
a) Qu’est-ce qu’une « pièce » ?
C’est le plus souvent un document écrit ou photographique, voire même une vidéo que vous souhaitez soumettre à la connaissance du tribunal lorsqu’il va trancher votre litige. Le dossier de pièces regroupe les éléments essentiels qui vont prouver votre argumentation.
On pourrait même vulgariser en considérant que votre dossier de pièces, c’est votre dossier de Preuves. C’est prouver ce que vous affirmez sur base de documents (pièces).
Vous percevez immédiatement l’intérêt d’écrire plutôt que de téléphoner dans le cadre de vos relations. Attention que des SMS, messages Messenger, mails… ce sont des écrits parfaitement valables.
Si vous souhaitez déposer, ce qui se fait parfois, des extraits de législation ou des décisions de jurisprudence, c'est-à-dire une décision d'un tribunal, qui a fait l'objet d'une publication dans une revue de droit, il n'y a pas d'obligation de communiquer ce type de documents qui sont facilement consultables par la partie adverse. Il ne s'agit pas de pièce au sens de l'article 736 du code judiciaire. Si par contre, il s'agit de décisions de justice qui sont inédites qui ne sont pas publiés ou publiées dans une revue extrêmement confidentielle, vous avez l'obligation de communiquer cette pièce à l'adversaire puisqu'il ne peut pas en avoir connaissance facilement. Le plus facile pour éviter toute contestation, c'est de tout communiquer à la partie adverse et vous espérez que l'adversaire aura la même correction.
Pour information, lorsqu'il s'agit de décisions publiées ou d'articles de doctrine que vous citez avec les références dans vos conclusions, vous avez parfaitement la possibilité de les communiquer au tribunal sans les communiquer à la partie adverse puisqu'elles sont incluses dans vos conclusions et qu'il appartient à la partie adverse de vérifier les extraits que vous vantez dans vos conclusions. Attention que cela doit se limiter aux extraits que vous indiquez dans vos conclusions et seulement les pages que vous citez.
b) Des pièces sont dans une autre langue ?
Si vous avez des pièces qui sont dans une autre langue que celle de la procédure qui est en cours, vous devez en principe joindre en annexe de cette pièce une traduction libre, en opposition à une traduction qui a été faite par un traducteur juré et certifié.
En bref, vous prenez un logiciel de traduction (style google traduction) si vous-même n’êtes pas à même de traduire correctement et vous joignez la traduction en annexe de votre pièce en indiquant qu’il s’agit d’une traduction libre.
Si la partie adverse conteste la validité de la traduction, il est possible que le tribunal impose la traduction de la pièce par un traducteur juré, et si vous voulez gagner du temps vous le faites vous-même directement. Le souci c’est que cela coûte de l’argent…
Pour trouver un traducteur-interprète, vous allez sur le site du SPF justice - (Cliquez ici)
c) Comment organiser votre dossier de pièces et l’inventorier ?
Votre dossier de pièces, c’est votre dossier de preuve. C’est par conséquent lié à votre argumentation. Vous allez mettre vos pièces dans l’ordre de votre argumentation et le plus souvent ce sera dans un ordre chronologique, du plus ancien en premier au plus récent à la fin.
Votre argumentation de « faits », vous allez la développer comme si vous racontiez une histoire au tribunal du style « il était une fois », et ce, dans un sens chronologique. Mais ça ne doit pas être une histoire à dormir debout, d’où l’intérêt du dossier de pièces. Une fois que vous avez regroupé les pièces importantes qui prouvent ce que vous racontez, vous les placez dans une farde, vous les mettez dans un ordre chronologique ou en fonction de votre argumentation écrite.
Vous numérotez chaque pièce en haut à droite du document. Pas chaque page. Si vous voulez être précis dans votre inventaire, vous mettez le numéro de pièce/n°de page. Exemple : Pièce 6/1 ; 6/2….etc.
Si vous avez une vidéo ou une bande-son à déposer à votre dossier, vous la mettez sur une clé USB que vous collerez sur une page avec du papier collant et vous numérotez la page comme vos autres pièces. Le format de votre vidéo doit être standard. Vous évitez les CD et DVD, les greffes n’ont pas de lecteur CD ou DVD sur leur ordinateur et c’est de moins en moins courant sur les ordinateurs portables. Attention que vous devez prévoir la même chose pour vos adversaires. (clé usb aussi pour chaque adversaire).
Enfin, vous rédigez l’inventaire de votre dossier que vous mettrez en page de garde (première page) dans votre farde et aussi en dernière page de vos conclusions, si vous avez rédigé des conclusions. On y reviendra.
Ne perdez pas de vue que le dossier de pièces que vous avez constitué sera communiqué à vos adversaires, ils auront parfaitement connaissance du contenu de votre dossier et ils pourront eux-mêmes utiliser les pièces que vous avez déposées pour leur propre argumentation. Il faut bien réfléchir lorsque des pièces sont susceptibles de plusieurs interprétations de ne pas déposer une pièce qui va vous être défavorable ou un document confidentiel (secret d'affaires ou documents médicaux). De même, une fois que votre dossier de pièces est déposé au greffe, on ne sait pas le récupérer tant que le tribunal n’a pas statué définitivement.
Vous devez penser à conserver une copie de votre dossier papier pour vous.
d) Comment on rédige l’inventaire concrètement ?
Version simple : Vous mettez « Votre nom et prénom » sur la page et le numéro de rôle général (Style : RG : 19/A/4852). Ensuite, le listing des pièces que vous déposez avec un minimum de détail pour les identifier :
Exemple :
Version plus complexe où on ajoute le tribunal, l’adresse complète, le mail et surtout on donne un détail des pièces :
Dans des dossiers plus complexes, avec un grand volume de Pièces, au-delà de 50 pièces, il est parfois plus facile de faire des fardes par thèmes ou arguments.
Exemple :
Vous avez compris le principe, la version simple est déjà très bien, il n’existe pas de règles de présentation en tant que telles. On reste cependant dans une certaine sobriété et sérieux dans la présentation.
III. Déposer et communiquer son dossier de pièces au tribunal - Quand et comment on dépose son dossier au greffe.
La procédure civile est régie par un principe très important qu'est le respect du CONTRADICTOIRE, c'est un principe corollaire au sacro-saint principe général du droit de la défense. C'est un principe de droit belge qui s'impose même en l'absence de texte spécifique qui le précise et cela se retrouve à l'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme qui exige que le procès soit équitable pour être valide. La Cour européenne des droits de l'homme précise que cela nécessite " le droit pour toute partie à un procès de prendre connaissance de toute pièce ou observation soumise au juge, fût-ce par un magistrat indépendant, en vue d’influencer sa décision, et de la discuter".
Pour être claire, toutes les pièces qu'une partie soumet au tribunal doivent être communiquées à la partie adverse, à un moment où il peut encore faire valoir son argumentation. De même, vous devez avoir connaissance de toutes pièces ou notes qui sont soumises au magistrat. Rien ne peut être soustrait au débat contradictoire.
Anecdote: Très souvent notamment en matière familiale, pour l'établissement du montant de la pension alimentaire on doit communiquer le montant de ses revenus, et on nous interpelle en disant, "je veux bien les montrer au magistrat, mais pas à mon ex. Cela ne lui regarde pas combien je gagne".
Ce type de raisonnement est totalement incompatible avec une procédure judiciaire civile, il est obligatoire de communiquer les pièces que l'on dépose au tribunal, à l'adversaire.
Vous devez retenir que vous devez toujours communiquer au préalable votre dossier de pièces aux adversaires.
a) Le moment où le dossier doit être déposé, cela dépend des situations.
Hypothèse 1 : Convocation en justice et première audience.
Vous venez de recevoir une citation en justice ou une requête avec une date de comparution. C’est une première audience. La partie adverse doit vous avoir envoyé son dossier de pièces avant la première audience, il faut au besoin le lui réclamer. Il s’agit d’un dossier simple qui ne demande pas beaucoup de débats, c’est ce qu’on appelle les débats succincts (article 735 du code judiciaire – lien ici) - (exemple réclamation de factures d’hôpital où SWDE). Dans ce cadre vous rédigez votre argumentation et vous constituez votre dossier de pièces que vous communiquez avant l’audience à votre adversaire ou éventuellement que vous communiquez le jour même de l’audience. Vous devez alors prévoir une copie pour le tribunal et une copie pour vos adversaires.
Hypothèse 2 : Le tribunal a fixé des délais pour les conclusions – calendrier de procédure.
Il s’agit d’un dossier complexe et le tribunal a prévu des délais pour conclure (style ordonnance 747 cj). Vous allez rédiger des conclusions et en même temps que vous allez envoyer vos conclusions à votre adversaire, vous allez aussi lui envoyer votre dossier de pièces avec un INVENTAIRE.
En principe, vous déposez, notamment si ça se fait par Internet, en même temps, votre dossier de pièces au greffe. Il n’y a pas de raison de ne pas déposer immédiatement votre dossier. Cela évite des oublis. En toute hypothèse, vous déposez votre inventaire au greffe, c'est-à-dire la page qui reprend le listing de vos documents.
Mais la règle pour le dépôt au greffe exclusivement est prévue par l’article 756 du code judiciaire (lien ici) qui précise que les PIECES doivent être déposées au greffe au moins 15 jours avant l’audience de plaidoirie. Si vous oubliez le délai de 15 jours, rien de grave, il n’y a pas de sanction et vous les déposez par internet la veille de l'audience où même le jour de l’audience en format papier dans une farde, du moment que tout cela a bien été communiqué à l’adversaire.
Très attention de ne pas se tromper, entre la communication qu’il faut faire à l’adversaire et le dépôt au greffe. Autant on peut attendre pour déposer le dossier au greffe jusqu’à 15 jours avant l’audience de plaidoirie, autant que pour la communication à l’adversaire, il faut le faire immédiatement et surtout dans le délai prévu par le tribunal.
Très souvent vous communiquez votre dossier de pièces avec son inventaire et les conclusions que vous avez rédigées. On met l'inventaire du dossier en dernière page des conclusions.
Hypothèse 3 : Reports d’audience – aucun délai pour les conclusions.
Le dossier fait l’objet de multiples reports, il n’y a pas de délai fixé par le tribunal, vous le déposez dès que possible pour que tout soit en ordre et éviter des incidents à l’audience. Vous avez pris soin de le communiquer à votre adversaire avant de le déposer ou en même temps. Au pire, vous le déposez au jour de l’audience.
b) Comment « on dépose le dossier » ?
Il y a deux manières pour déposer son dossier de pièces au greffe :
La première est le dépôt en version papier au greffe, soit en s’y rendant personnellement, soit en l’envoyant par la poste.
La seconde est de le faire par Internet sur le site du ministère de la Justice, sur le site Edeposit. (Lien ici).
1. Le dépôt comme à l’ancienne – la version papier au greffe.
Une fois votre dossier constitué avec les pièces numérotées et l’inventaire rédigé. Il faut le déposer au greffe de la juridiction qui traite votre dossier.
Attention : On ne dépose pas d’original, sauf si c’est absolument obligatoire pour le dossier, notamment une contestation sur une signature, etc. Dans le dossier « papier », on dépose des copies parfaitement identiques aux originaux.
Pour être concret, vous déposez une farde "chemise dossier", style feuille A3, pliée en deux. dans laquelle vous glissez vos pièces. Vous avez, c’est important correctement, agrafé les pages qui composent une pièce et chaque pièce est agrafée comme un document individualisé. Le magistrat doit pouvoir facilement trouver les pièces sans devoir feuilleter 50 pages une à une.
On évite les fardes à levier cartonnées sauf si vous avez un dossier très volumineux. La raison est que ça n’entre souvent pas dans les armoires du greffe et cela ne sait pas être inséré dans la farde de procédure, ça prend beaucoup de place, etc. Résultat, vous agacez le greffier, et il y a un risque de perdre votre dossier. Éventuellement la petite farde en plastique avec lamelles métalliques.
L’objectif dans toutes vos actions est de faciliter le travail du magistrat et du greffe.
Petite vidéo explicative:
Aussi, mais faut-il vraiment le préciser, vous déposez des copies propres, sans taches ou souillées tellement le document a été manipulé. On voit parfois des justiciables venir avec ses « papiers » de paiement ou contrat avec taches de cafés ou sales. Cela n’est pas possible, c’est une question de respect de chacun.
Pour le dépôt, le mieux est de se rendre au greffe en personne et de déposer le dossier entre les mains du greffier qui va vous accuser réception de votre dossier. On vous invite à faire une copie de votre page d’inventaire et vous la soumettez au greffier qui mettra un cachet sur le document. Ce sera votre accusé de réception ou alors il va vous remettre un récépissé. Dans tous les cas vous devez avoir un accusé de réception afin de prouver que votre dossier a bien été déposé et si le cachet est sur l’inventaire, ça prouve les pièces déposées. On n’est jamais trop prudent.
Envoyer le dossier de pièces par le poste, c'est parfaitement possible.
Mais attention qu’en droit judiciaire civil, c’est la date de Réception par le greffe qui compte et aux heures d’ouverture du greffe de 8h30 à 16h00. Même si vous envoyez votre dossier par recommandé avec accusé de réception, ce sera la date de réception qui compte, pas la date du recommandé. (Voir l’article 742 du code judiciaire – lien ici). C’est très important pour le respect des délais. Le même principe vaut pour l'envoi des conclusions avec l'inventaire en annexe, ce n'est pas le sujet ici, mais faites très attention.
Si vous êtes large dans votre délai, vous pouvez envoyer par la poste et par prudence, vous téléphonez au greffe pour être bien sûr que votre dossier a été reçu.
2. Le dépôt par internet sur le site du SPF Justice – Edeposit.
L'envoi numérique existe depuis 2011 par mail, de manière plus concrète sur le site Edeposit depuis 2015, mais initialement ce n'était réservé qu'à quelques juridictions.
- Les prérequis pour un envoi numérique de votre dossier (et vos conclusions) :
Une connexion Internet.
Application « It’s me » ou identification par lecteur de carte d’identité.
Votre numéro de rôle général de votre dossier. Style : 22/A/2546 – si vous ne l’avez pas, vous téléphonez au greffe pour le demander, mais cela se trouve sur les envois du greffe ou conclusions de l’adversaire.
Tout doit être en format PDF. Le système n’accepte pas d’autre format, notamment le format photo, style JPG.
La taille de votre dossier en PDF ne peut pas dépasser 25 Mo. C’est la même chose que pour une pièce jointe à un mail. Si votre dossier est volumineux, il faudra le diviser en plusieurs parties.
- Mettre le dossier en PDF pour le déposer par voie numérique :
Version simple :
Vous avez établi votre dossier en papier que vous avez numéroté et inventorié. Vous scannez tous les documents en une fois dans l’ordre des numéros avec l’inventaire en page de garde et vous mettez le tout au format PDF (moins de 25 Mo) et vous allez sur le site Edeposit (lien ici) pour le déposer.
- On vous propose de dénommer votre fichier PDF comme suit :
Votre Nom et prénom – Dossier de pièces de 1 à 18 (par exemple) – RG 23-A-2454 (votre numéro de dossier)
Exemple en plusieurs parties :
JIGSAW ANABELLE - Dossier de pièces de 1 à 18 - RG 23-A-2454
JIGSAW ANABELLE - Dossier de pièces de 19 à 41 - RG 23-A-2454.
Version plus complexe :
Vous avez tous les documents sur votre GSM, sur votre Pc, des photos, des sms etc.
- On vous donne quelques astuces pour vous aider, mettre en PDF et ne faire qu’un seul PDF de votre dossier, etc. Mais si vous êtes totalement novices en informatique et que vous n’avez pas de Pc etc., faites-vous aider.
On vous conseille un logiciel gratuit pour gérer vos PDF, fusionner, diviser, modifier, etc., c’est I LOVE PDF. Vous avez une version gratuite qui suffit largement. (Lien ici).
Ce logiciel permet de transformer des photos en format JPG en PDF, c’est super utile.
Pour modifier, écrire, mettre les numéros sur vos PDF, on vous recommande le logiciel gratuit « Foxit PDF reader » (lien ici). Ne télécharger que le logiciel FOXIT et pas ceux proposés en publicité.
- Avec votre Gsm, il est possible de scanner des documents, il y a de nombreuses applications très performantes. On peut vous proposer Adobe Scan qui a une version gratuite et qui fonctionne correctement.
Il en existe bien d’autres et c’est à votre choix, mais ceux qu’on vous propose sont gratuits.
Le résultat que vous devez obtenir est un dossier en une ou plusieurs parties en PDF, que vous avez référencé comme indiqué avec votre nombre de pièces.
- Ensuite on se connecte sur Edeposit et on télécharge son dossier par internet.
Les étapes de Edeposit.
1. Vous allez sur le site: (lien ici) ou vous tapez dans google Edeposit.
2. Identification It’s me et adresse mail.
3. Vous êtes sur la page d’accueil d’Edeposit – sur la gauche, cadre gris, on vous donne les indications de ce qu’il faut faire.
4. Vous sélectionnez « document pour une affaire » puis « Citoyen » et enfin « déposer des documents » puis « suivant ».
5. Vous devez choisir le type d’instance, c’est votre juridiction où se trouve votre litige, tribunal de première instance, justice de paix etc. Vous choisissez votre tribunal. Par exemple : tribunal de l’entreprise.
6. Ensuite, on choisit la « localisation », par exemple « Hainaut, division Mons ».
7. Vous insérez votre numéro de rôle, cela peut varier d’une juridiction à l’autre au niveau de la lettre ou du format et sélectionnez « dossier de pièces ».
Vous insérez votre numéro de rôle, genre 2019/624/A (exemple)
Dépôt de "Dossier de Pièces" (les autres choix sont conclusions ou Lettre)
8. Vous devez télécharger vos pièces, votre inventaire et valider l’envoi. Si votre inventaire est intégré dans vos conclusions ou dans votre dossier de pièces, c'est correct.
9. Vous recevez sur votre adresse mail un accusé de réception. (exemple d'accusé de réception)
Tout est en ordre pour le dépôt au greffe du dossier. Reste à communiquer le dossier aux adversaires si ce n’est pas déjà fait.
Pour information, même si ce n'est pas sujet ici, c'est la même procédure pour le dépôt de conclusions sauf qu'au lieu de cocher le volet dossier de pièces vous mettez conclusions. Cela se fait en deux phases, en recommençant la procédure par accueil du site.
- Vous pouvez faire déposer votre dossier de pièces sur Edeposit par votre mari - compagnon, votre fils, une amie ou un tiers.
Le système ne s’y oppose pas. Mais c’est mieux de le faire avec votre propre identité afin que l’on puisse bien identifier que c’est bien vos documents qui ont été déposés. Mais si pas d’autres choix, rien ne s’y oppose et c'est valide.
IV. Communiquer son dossier aux parties adverses.
Le greffe, c’est fait. On est en ordre pour le tribunal et on a bien reçu l’accusé de réception.
Il faut maintenant envoyer le dossier de pièces à la partie adverse, à son avocat, si elle en a un. Le dossier de pièces que vous communiquez est tel que vous l’avez déposé avec son inventaire. Vous ne pouvez rien y ajouter, pas de fluotages, pas de post-it et pas annotations. Ou alors le dossier transmis doit lui aussi avoir ces annotations et fluotages. Rien ne doit être caché à adversaire.
S’il y a plusieurs parties adverses, vous l’envoyez à toutes les autres parties présentes dans votre procédure, sans exception.
Même si on peut envisager un envoi par voie postale et ce sera obligatoire lorsque la partie adverse ne dispose pas de mails, vous allez cependant privilégier l’envoi numérique qui donne plus de garanties.
Vous devez savoir que tous les avocats disposent d’une boîte mail et que vous trouvez facilement cette adresse mail en vous rendant sur le site « avocat.be » et en tapant le nom de l'avocat auquel vous devez envoyer votre dossier (ou conclusions). Tous les avocats sans exception ont l’obligation d’avoir une adresse mail qui se termine par « avocat.be ».
Nous vous invitons d’ailleurs à privilégier cette boîte mail par priorité pour ne pas prendre de risques d’avoir une ancienne adresse ou une adresse défectueuse.
La difficulté d’envoyer à la partie adverse son dossier de pièces et éventuellement ses conclusions, c’est qu’il est nécessaire d’avoir la preuve de l’envoi en cas de contestation. Si on envoie simplement par un mail classique, on n’a pas vraiment de preuves que les documents envoyés ont bien été réceptionnés.
Heureusement, il existe des systèmes d’envoi qui vous donne un accusé de réception de l’envoi, c’est notamment le cas du procédé « WETRANFER » (lien ici) qui va vous donner une confirmation d’envoi et lorsque les éléments vont être téléchargés par les adversaires, vous allez recevoir une nouvelle confirmation que cela a bien été téléchargé. Ce n’est évidemment pas la preuve ultime, mais cela reste pertinent en cas de contestation.
Voilà un exemple d'accusé de réception:
Exemple de texte à envoyer à l'adversaire:
Madame, Monsieur l'avocat,
Vous trouverez en annexe:
Copie de mon dossier inventorié.
Copie des conclusions prises dans le cadre de ce dossier avec mon inventaire en dernière page.
S'il manque la moindre pièce, merci de me la réclamer sans délai par retour d'envoi, je vous la communiquerai de nouveau bien volontiers.
Pouvez vous accuser réception du présent envoi.
Je vous en souhaite bonne réception.
V. Sanction de la non-communication des pièces à l'adversaire ou tardivement - Écartement des pièces.
a) Les textes qui prévoient la sanction de l'écartement et une décision de justice pour illustration.
Les textes juridiques règlent le problème aux articles 736 à 740 du code judiciaire.
L'article 740 indique précisément que :
Tous mémoires, notes ou pièces non communiquées au plus tard en même temps que les conclusions ou, dans le cas de l'article 735, avant la clôture des débats, sont écartés d'office des débats.
Cela veut dire que le tribunal ne pourra pas tenir compte des pièces qu'il va écarter. Même s'il a la possibilité de les lire, il ne pourra en tout cas pas en tenir compte dans son jugement. Certains magistrats refuseront même de lire les pièces transmises, ce qui est parfaitement logique.
Comme expliqué, c'est le principe contradictoire qui dirige le débat, c'est-à-dire que chaque partie doit avoir eu la possibilité de prendre connaissance des pièces qui vont être soumises à l'appréciation du tribunal et de pouvoir les contester. Si les pièces lui ont été transmises tardivement, où si elles n'ont pas été transmises du tout, l'adversaire est préjudicié dans ses droits de la défense qui est un principe sacro-saint de la procédure et un principe général de droit.
Il est clair que ces mêmes principes s'appliquent à la partie adverse et si c'est vous qui n'avez pas reçu les pièces de l'adversaire vous devez le signaler au tribunal et en postuler l'écartement. Il n'y a rien d'automatique, un tribunal est toujours saisi d'une demande, et vous DEVEZ demander l'écartement des pièces.
Vous devez toujours aussi bien vérifier que le dossier que dépose l'adversaire est bien identique à ce qui vous a été communiqué.
Vous trouverez une décision du tribunal du travail de Mons de 2009 - cliquez-ici, avec l'avis de l'auditeur qui fait un point de droit sur la communication de pièces, c'est très intéressant.
b) Vous devez savoir prouver l'envoi des pièces.
Attention que vous devez savoir prouver que vous avez bien déposé vos pièces au greffe et que vous les avez communiquées à la partie adverse.
Lors de l'audience de plaidoiries, vous devez prévoir une farde dans laquelle vous avez réuni les accusés de réception du dépôt de vos conclusions conformément au délai que l'on vous a imposé et du dépôt de vos pièces. Mais aussi les preuves de transmis des conclusions aux adversaires et vos pièces, dans les délais fixés.
Pour le greffe, si vous avez déposé votre dossier de pièces par EDEPOSIT vous avez obtenu un accusé de réception. La difficulté ne sera donc pas là.
Le souci est que vous devez transmettre vos pièces en même temps que vos conclusions à la partie adverse. Et c'est souvent là que se pose le souci de la preuve.
Si vous utilisez un système d'envoi de conclusions ou de pièces avec une application comme "WETRANSFER" et vous avez une "preuve" de l'envoi par mail à une partie. Éventuellement vous prenez la peine d'envoyer en plus un mail classique pour dire que vos conclusions et pièces ont été envoyées par le procédé "Wetransfer".
Ce qui est important, c'est de bien respecter la règle prévue à l'article 742 du code judiciaire. (cliquez ici pour le texte)
Les parties remettent au greffe leurs conclusions ainsi qu'un inventaire des pièces communiquées. (...)
Pour une question de prudence, vous allez ajouter votre inventaire de dossier de pièces à la dernière page de vos conclusions et vous allez aussi mettre votre inventaire sur une page isolée que vous déposerez au greffe par Internet. (Edeposit)
Cependant, comme expliqué, le mieux est de déposer au fur et à mesure les pièces de votre dossier au greffe.
Ce qui prévaut comme preuve c'est le dépôt au greffe qui vaut signification. En déposant votre inventaire, vous "signifiez" que ces pièces sont communiquées. Ça c'est en théorie, mais ça peut être important en cas de litige sur l'écartement de pièces.
En pratique, on communique ses pièces lorsque l'on est demandeur avant l'audience d'introduction ou dans la semaine qui suit. Lorsque l'on rédige des conclusions, on ajoute l'inventaire des pièces à la fin des conclusions et on communique son dossier de pièces en même temps que ses conclusions.
C) Doit-on Recommuniquer ses pièces à l'adversaire en degré d'appel ?
D'emblée, au greffe, il faudra recommuniquer l'intégralité des pièces et les déposer de nouveau même si vous les avez déjà déposées en première instance. C'est une nouvelle instance avec un nouveau dossier de procédure, un nouveau numéro de rôle et vous devez redéposer au greffe votre dossier complet avec son inventaire.
C'est cependant différent vis-à-vis de la partie adverse.
Bien que la procédure d'appel soit une toute nouvelle procédure qui vous permet de remettre intégralement le dossier à l'appréciation d'un nouveau magistrat, on considère que les pièces qui ont été communiquées en première instance ne doivent pas être communiquées de nouveau en degré d'appel à la partie adverse.
Attention qu'il faut cependant que le dossier soit identique, si vous ajoutez de nouvelles pièces, il est évident que les nouvelles pièces doivent être communiquées.
Très souvent en degré d'appel, on étoffe sa demande, c'est-à-dire que vous aviez déposé 25 pièces en première instance, soit les pièces 1 à 25, en degré d'appel, vous poursuivez avec la pièce 26 et suivantes. Vous ne devrez par conséquent communiquer que les pièces 26 et suivantes, c'est-à-dire vos nouvelles pièces.
Attention que lorsque vous déposez une requête d'appel, il faut informer la partie adverse des pièces que vous souhaitez utiliser et auxquelles vous faites éventuellement référence dans votre requête d'appel. Il faut communiquer à l'adversaire votre inventaire des pièces que vous allez utiliser en degré d'appel et si celles-ci ont déjà été transmises en première instance, vous ne devez pas les communiquer de nouveau.
Cependant que si vous chamboulez totalement votre inventaire et votre dossier de pièces, il apparaît plus correct de transmettre de nouveau les pièces à tout le moins en format numérique pour ne pas abuser du temps de l'adversaire de devoir essayer de rechercher quelle pièce va dans votre dossier et celles qui n'y s'y trouvent plus.
C'est une simple question de correction et de loyauté.
Par la suite à chaque fois que vous concluez, vous devez de nouveau joindre votre inventaire à la fin de vos conclusions. Sauf dérogation, les règles de première instance sont parfaitement applicables en degré d'appel.
VI. La transmission d'une pièce nouvelle importante par l'adversaire lors des dernières conclusions et plus de possibilités de répondre.
Les règles du code judiciaire veulent que la partie défenderesse puisse disposer du "dernier mot", c'est-à-dire le droit de conclure et de communiquer ses actes de procédure en dernier, en ce compris de nouvelles pièces à son dossier qui vient répondre ou compléter une argumentation.
Il n'est pas anormal, et c'est important de bien le comprendre, qu'une partie dépose des pièces en même temps que ses dernières conclusions et que vous ne puissiez pas y répondre. Il faut bien qu'une partie conclue en dernier lieu.
Vous aurez éventuellement la possibilité d'y répondre oralement lors de la plaidoirie.
Mais le code judiciaire a prévu à l'article 748 du code judiciaire, (texte complet ici) la possibilité d'obtenir un nouveau délai dans les conditions suivantes:
§ 2. Si, durant le délai précédant la date fixée pour les plaidoiries, une pièce ou un fait nouveau et pertinent justifiant de nouvelles conclusions est découvert par une partie qui a conclu, celle-ci peut, au plus tard trente jours avant l'audience fixée pour les plaidoiries, demander à bénéficier d'un nouveau délai pour conclure.
On n'aborde pas au-delà cette possibilité, cela dépasserait le cadre du présent article, mais vous devez savoir que cela existe. Et il ne faut pas traîner à le faire.
On constate aussi certaines pratiques parfaitement déloyales qui consistent "à balancer" toute son argumentation et ses pièces lors des dernières conclusions, éventuellement à un moment où on ne sait plus y répondre. Ce comportement déloyal doit être dénoncé auprès du tribunal et il faut demander un nouveau délai pour pouvoir y répondre.
Maintenant, il est parfois judicieux d'interpeller aimablement son adversaire pour lui demander s'il voit un inconvénient à réaménager les délais puisque d'un commun accord si toutes les parties sans exception sont d'accord, il est possible de modifier les délais et d'octroyer de nouveaux délais. Il faudra bien le signaler au tribunal.
VII. Bizarreries belges - On n'imprime plus les dossiers - Pas d'imprimante couleur - pas de CD et DVD.
Le dossier de procédure nécessite que le dossier de chaque partie se trouve en version papier au dossier. Jusqu'il y a peu, le greffe passait son temps à imprimer les dossiers qui étaient déposés sur Edeposit.
Cependant, double souci. Le premier est que l'impression des dossiers, de plus en plus volumineux, prend de plus en plus de temps et surtout, cela coûte aussi pas mal d'argent.
Il y a un souci de personnel, de matériel adéquat et la justice n'a pas assez de sous…
Cela a pour conséquence que certains greffes demandent aux parties, notamment aux avocats de venir déposer un dossier en version papier lors de l'audience ou de le transmettre au greffe, parce que le greffe n'a plus le temps ni les moyens d'imprimer.
Si pas, c'est le magistrat à l'audience de plaidoirie qui vous demande de déposer votre dossier en format papier au greffe en urgence et même parfois vos dernières conclusions.
On vous invite, si c'est possible, de procéder en toute hypothèse à l'impression de votre dossier et à le déposer en plus au greffe en format papier.
Autre particularité, si vous avez déposé des photos couleurs, le greffe ne dispose pas d'imprimante couleur et même si le greffe procède à l'impression de votre dossier, le magistrat aura de superbes carrés noirs à la place des photos…
Si vous avez par conséquent des photos à votre dossier ou des documents en multi couleurs, il est de votre intérêt d'aller déposer un dossier en papier avec une belle impression de vos photos couleurs.
Si vous avez une vidéo, vous privilégiez la clé USB, il n'y a pas de lecteur CD ou de lecteur DVD au greffe.
VIII. Votre dossier de pièces pour plaider.
Pour plaider votre dossier dans de bonnes conditions, vous devez disposer de votre dossier de pièces avec vous. Cela va vous permettre éventuellement de contredire l'adversaire une fois qu'il a fini de plaider en démontrant par le biais de telles ou telles pièces figurant à votre dossier que ce que dit la partie adverse est inexact.
Comme on vous l'explique lorsque nous vous coachons pour une audience de plaidoirie, vous devez pouvoir utiliser les pièces les plus les importantes de votre dossier. Notamment en matière de litiges de voisinage ou de droit de la construction, c'est important que le magistrat puisse visualiser ce dont on parle.
Vous avez donc parfaitement le droit d'utiliser les pièces de votre dossier lorsque vous allez plaider et éventuellement même de vous avancer auprès du magistrat pour lui montrer la pièce importante, notamment la photo de la situation litigieuse. Vous pouvez même venir avec votre tablette ou votre PC portable pour montrer au magistrat la vidéo de la situation.
Par contre, et j'espère que vous aurez compris ce principe à la fin du présent article, vous ne pouvez jamais utiliser des pièces qui n'ont pas été communiquées au préalable à l'adversaire. Si vous utilisez des photos, ce sont celles qui se trouvent à votre dossier de pièces et que vous avez valablement communiquées à la partie adverse. Si vous utilisez une vidéo, vous avez dû, en communiquer la teneur à votre adversaire au préalable.
Il est très important de respecter la règle du contradictoire. La partie adverse est tenue à ces mêmes obligations et si des pièces sont montrées au magistrat qui ne vous ont pas été communiquées au préalable vous avez l'obligation de vous y opposer. Vous DEVEZ en demander l'écartement.
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